Ein wichtiger Brief will auf seinem Weg zum Empfänger verfolgt werden? Das Weihnachtspaket soll nicht verloren gehen? Dann ist die Sendungsverfolgung die Antwort für Ihre jeweilige Postsendung. Es ist ein einfaches System, mit dem es uns möglich ist jeder Zeit zu überprüfen auf welcher ‘Wegstrecke’. bzw. Sendungsabschnitt sich ein abgegebenes Postgut befindet. Es bietet Kontrolle, Organisation und Übersicht … und das gewisse Extra an Berührung und Sicherheit für den Kunden.

Was ist die Sendungsverfolgung?

Als Sendungsverfolgung wird ein System verstanden, das zur Überprüfung des Status einer Postlieferung herangezogen wird, um es im Rahmen seiner Zustellung zu verfolgen, überprüfen und zu überwachen. Am häufigsten wird die Sendungsverfolgung im Rahmen von Postsendungen, Frachtgut, Einschreiben oder zur Paketverfolgung eingesetzt. Es dient vornehmlich der Überwachung der Postwege. Aber es bietet auch Potential diese zu verbessern und zu optimieren. Grundsätzlich ist das Prinzip einer Sendungsverfolgung immer das gleiche, auch wenn einzelne Logistikunternehmen wie FedEx, UPS oder GLS sich in Kleinigkeiten unterscheiden. Oft wird auch von Tracking gesprochen. Dieser begriff bezeichnet im Allgemeinen das Auskunft geben, wo sich eine bestimmte Ware zu einem bestimmtem Zeitpunkt befinden. Im Rahmen der Post, Brief und Paketsendungen bedeutet dies, dass die jeweilige Sendung unterschiedliche Etappen, den sogenannte Paketstatus, durchlaufen muss, um von Sender zum Empfänger zu kommen. Sendungsverfolgungen laufen mittlerweile über ein Online-Tracking-System, mit dem ein jeder einfach und schnell von zuhause aus, den Status seiner Sendung überprüfen kann.

Welche Vorteile bietet die Sendungsverfolgung?

Die Sendungsverfolgung, wie die Deutsche Post Sendungsverfolgung, bietet zahlreiche Vorteile, sowohl für das jeweilige Sender-Empfänger-Duo wie auch für den jeweiligen Logistik- und Paketlieferanten.

Auf Seiten der Anbieter ist das System zur Sendungsverfolgung ein internes Kontroll- und Überwachungssystem. Es bildet die einzelnen Postwege der Warensendungen ab, gibt Aufschluss über Arbeitsabläufe und -Prozesse und weiß ebenfalls auf Hindernisse, Schwierigkeiten und Verzögerungen auf dem Postweg hin. Es ist ein optimierendes System, dass sicher dafür sorgt, dass eine Sendung bei seinem Empfänger ankommt.

Woraus sich auch der hauptsächliche Vorteil für Nutzer von Sendungsverfolgungen ergeben. Diese können nämlich zu jeder Zeit überprüfen, wo sich ihre Sendung gerade befindet. Das sichert ihnen, dass das Paket nicht auf dem Weg zum Empfänger verloren geht. Es bietet ihnen ebenfalls die Möglichkeit zu erkennen, wie lange die jeweilige Sendung noch unterwegs sein wird. Denn eine jede Station einer Sendung bedeutet auch immer eine gewisse Verweildauer der Sendung. Dies ist aber von Paketservice zu Paketservice unterschiedlich und wirkt sich in unterschiedliche Lieferzeiten aus. Dazu später mehr.

Wie funktioniert die Sendungsverfolgung?

Das Funktionsprinzip bei Sendungsverfolgungen, wie bei der DHL Sendungsverfolgung, ist simpel und einfach und vor allem aufgrund der technischen Errungenschaften und Innovationen unserer modernen, technologischen Zeit zu realisieren.

Dabei wird die zu verfolgen gewünschte Sendung mit einer maschinell lesbaren Etikette und Referenznummer bedruckt. Solche Etiketten und Trackingnummer können einen Barcode, einen RFID-Chip oder einen Data Matrix Code enthalten. Dies sind alles drei offizielle Wege und Systeme zur Dechiffrierung von Code-Nummern.

Automatisierte Sortierstationen lesen die Etiketten, dechiffrieren den Code und ‘sortieren’ anhand der gespeicherten Informationen die einzelnen Post- und Paketsendungen. Diese können so weitergeleitet werden. Während die Etikette gescannt wird, werden ebenfalls die Information an eine Datenbank weitergegeben.

In dieser wird registriert, dass eine Sendung an einer bestimmten Station angekommen ist und dort gerade bearbeitet wird. In der Regel durchläuft eine jede Sendung folgende Stationen: (1) Eingang der Sendung. Auftragsdatenübermittlung (2) Sendung wird im Start Paket- und Logistikzentrum bearbeitet (3) Sendung wird im Ziel Paketzentrum bearbeitet (4) Sendung wird zum Zulieferer, bzw. zur Packstation gebracht sowie (5) die erfolgreiche Zustellung.

Auftragsdatenübermittlung:

Die Auftragsdaten zu dieser Sendung wurden vom Absender elektronisch an DHL übermittelt’ so kann man es beim DHL-Paketservice mit Sendungsverfolgung lesen. Es ist die erste Meldung, die ein Sender zu sehen bekommt und etwas über den Status seiner Sendung aussagt. Im Prinzip bedeutet es nichts anderes, als dass die Sendung einen Aufkleber mit einem Code enthalten hat, der per Computer eingescannt wurde. Das Paket selbst hat aber noch nicht die jeweilige Postzentrale verlassen. In der Regel verweilt es hier zwischen 6 und 12 Stunden, bevor es zu einem Paketzentrum zum Sortieren und Weiterverteilen transportiert wird.

Die Sendung wurde im Start-Paketzentrum bearbeitet

ist die zweite Statusmeldung und zeigt an, dass das Paket nicht nur im ersten verteilerzentrum angekommen ist, sondern auch bereits zur weiteren Verteilung, der jeweiligen Auslieferungsregion entsprechend, einsortiert und weitergeleitet wurde. Es durchläuft noch weitere Sortierungsstationen, je nach Zielregion und wird weiter transportiert. In der Regel ist die Verweildauer ähnlich wie in der ersten Phasen; teilweise sogar geringer.

Die Sendung wurde im Ziel-Paketzentrum bearbeitet

als (meistens) dritte Statusmeldung: sofern eine aufgegebene zu verfolgende Sendung lediglich zwei Zentren für seine Zielerreichung durchlaufen muss. Bei regional- oder gargrenzübergreifenden Sendungen können die Paketzentren in ihrer Zahl variieren. Bei jedem Eingang in ein neues Center wird eine entsprechende Statusmeldung gegeben, die online für den Sender einsehbar sind. Im Zielzentrum angekommen, erfährt der Sender über diese Statusmeldung, dass die Sendung vor dem letzten Auslieferungsschritt steht. In der Regel kann am nächsten Tag mit der Auslieferung gerechnet werden.

Die Sendung wurde in das Zustellfahrzeug geladen

Nun werden die Auslieferungsschritte, Etappen und einzelnen Stati der Sendungsverfolgung kleinschrittiger. Im Zielzentrum angekommen, erfolgt die Übergabe an den Auslieferer- und Zustellservice. Auch dieser Status wird über die Sendungsverfolgung angezeigt. Kann man diesen Status nachlesen, so wird die Sendung am gleichen Tag zwischen meistens 8 und 18 Uhr bei Ihnen eintreffen.

Wie wichtig ist die Sendungsnummer?

Die Sendungsnummer, der Tracking Code oder die Tracking ID sind das A und O bei der Sendungsverfolgung. Wer diese Nummer nicht hat, kann auch sein Paket nicht mehr verfolgen. Sobald man seine Sendung z.B. der Deutschen Post übergibt, erhält sie eine Paketnummer. Bei der Online Sendungsverfolgung muss diese, meist 12-stellige Nummer eingegeben werden. Anschließend erhält man die jeweilige Statusmeldung zu seiner Sendung.

Eine solche Tracking Nummer kann in drei Typen unterschieden werden. Zum einen die Nummer der Versandeinheit. Hierbei wird auf ein weltweit anerkanntes Nummernsystem zurückgegriffen. Zum anderen wird vom jeweiligen Logistikunternehmen eine Sendung einem Nummerkreis zugewiesen. Dies ist u.a. bei der DHL-Sendungsverfolgung der Fall. Schließlich kann es noch eine spezielle Nummer zum Tracken sein, die alle Kundenkennungen gespeichert hat. Dieses System der Sendungsnummer werden beim Post- und UPS-Service genutzt.

Wann wird die Sendungsverfolgung einsehbar bzw. wann wird aktualisiert?

Ein jedes Logistikunternehmen hat ihr eigenes implementiertes System zur Sendungsverfolgung. Auch wenn das Prinzip bei allen das gleiche is, so sind doch kleine, aber feine Unterschiede feststellbar. Auch bzgl. der Einsehbarkeit der jeweiligen Sendungsverfolgung.

Grundsätzlich sollte die Sendung, unmittelbar nach Auftragseingang ins System eingetragen werden. Damit wird auch ihre Registrierung und Übertragung in die Datenbank gewährleistet. Dies ist Voraussetzung, dass Kunden online über die Sendungsnummer den Status abrufen können. Sind die Informationen auf der Datenbank, werden sie auch online abgebildet und man erfährt den aktuellen Status.

Bei der manuellen und automatischen Scannung einer Einschreibung werden ebenfalls die gespeicherten Informationen an die Datenbank übermittelt, so dass ein Up-Date der Online-Informationen stattfindet.

In der Regel führen Unternehmen ein tägliches Up-Date ihrer Server durch, so dass grundsätzlich mit einer einmaligen Aktualisierung des Paketstatus zu rechnen ist. Es können aber auch mehrere Server-Updates über den Tag verteilt stattfinden sowie wie vereinzelnd auch direkte Übertragungen von Scann-Vorgang und Online-Datenbank möglich ist. Bei der Übergabe der Sendung vom Zielzentrum in die Hände des Zuliefererdienstes erfolgt eine ‘live’ Übermittlung des Statusupdates.

Wie sind die Paketlieferzeiten?

Paketlieferzeiten unterscheiden sich einerseits von Postsendungen und andererseits innerhalb der einzelnen Logistikunternehmen, wie Hermes, Kurier oder DPD. Meistens liefern die Logistikunternehmen täglich zwischen 8 und 18 Uhr ihre Pakete, Postsendungen und Einschreibesendungen aus. Samstags entfällt in der Regel die Paketzustellung; nicht jedoch aber die Zustellung von Briefen. Der DHL-Service ist hier übrigens eine Ausnahme. Denn hier wird auch am Samstag zwischen 8 und 18 Uhr geliefert.

Das sind natürlich lange Wartezeiten. Nämlich den ganzen Tag. Das wird ärgerlich, wenn man die erwartete Sendung oder das Päckchen direkt annehmen muss. Man ist den ganzen Tag ans Haus gebunden und wartet. Etwas erschwert wird die Annahme dann auch noch, wenn der Logistikzusteller keinen zweiten Zulieferungstermin vorsieht. Alternativen schaffen Paketstationen, bei denen man selbst das Paket abholen kann. So vermeidet man dem Zulieferer eine unnötige Anreise und kann selbst, nach eigenem Belieben sein Paket abholen und erhalten.

Kein Ergebnis bei der Sendungsverfolgung, was kann die Ursache sein?

Wird die Sendung als unbekannt angezeigt, so hat in der Regel noch kein Update und Abgleich der Datenserver des Logistikunternehmens stattgefunden. Hier hilft es in der Regel, wenn man einen weiteren Tag, bzw. eine Nacht wartet, um so Serverupdates am Morgen und Abend mitberücksichtige zu 

können. Grundsätzlich weisen die einzelnen Logistikunternehmen darauf hin, dass es bis zu 24 Stunden dauern kann, bis die Sendung offiziell in die Datenbank eingetragen wird.

Andere Gründe können natürlich auch vorliegen. So sind Zahlendreher die häufigste Ursache, warum Sender ihre Sendungsverfolgungen nicht finden können. Es ist wichtig zum Paket Tracking, dass die Identifizierungsnummer richtig ist. Fehlende Zahlen oder Zahlendreher lassen eine Sendung unauffindbar werden. Die Nummer kann dabei zwischen 10 und 39 Stellen betragen und aus diversen Kombinationen von Buchstaben und Zahlen bestehen. Sonderzeichen sind in der Regel nicht integriert.

Auch wenn die Sendung aus dem Ausland nach Deutschland geschickt wird, kann es zu Problemen im Anzeigen der Statusmeldungen geben. Häufig wird eine aus dem Ausland kommende Sendung erst dann offiziell in den Datenbanken registriert, wenn sie auf dem deutschen Boden ankommt und im deutschen System des deutschen Logistikunternehmens entgegen genommen, gescannt und zur weiteren Verteilung sortiert wird.

Paket geht verloren, gibt es eine Versicherung?

Die Sendungsverfolgung ersetzt nicht die Versicherung ihrer Sendung bei Verlust oder Schaden. Grundsätzlich hofft man aber auf die Annahme, dass mit Hilfe der Sendenummer auch die Sendung wieder gefunden werden kann und es gar nicht erst zu einem Versicherungsfall kommt.

Ansonsten helfen die Servicestellen der Logistikunternehmen weiter. Ein erster Schritt ist das Stellen eines Nachforschungsauftrags, der das Logistikunternehmen dazu verpflichtet die Sendung aufzuspüren. Ist nach 20 Tagen kein Fortschritt festzustellen, so zahlt das Unternehmen in der Regel einen Ersatzanspruch, der den Warenwert der Sendung entspricht.

In der Regel sind Grundversicherungen bei Paket- und Sendungsverlust bei jedem Unternehmen gegeben. Es können aber auch zusätzliche Versicherungen abgeschlossen werden, wenn der Warenwert der Sendung es erfordert. Grundsätzlich ist bei der Sendeverfolgung aber nicht mit einem Abhanden gehen der Sendung zu rechnen. Dafür wurde das System etabliert und ständig angepasst, optimiert und verbessert.

Auch beim Schaden einer Sendung haftet das Logistikunternehmen. Stiftung Warentest gibt an, dass in Deutschland 21 von 100 zugestellten Sendungen beschädigt ihr Ziel erreichen. Das ist schade. Aber Empfänger und Sender haben Handlungsspielraum. Der wird aber dadurch begrenzt, wenn sie ihrer Verpflichtung nicht nachkommen, die Sendung und Ware adäquat ihres Beschädigungsgrades und -potentials zu verpacken. Das umschließt Verpackungsgröße, Füllstoffe und andere Anforderungen. Beim Schadensersatz ist es immer eine Ermässensentscheidung, warum man hofft, dass es erst gar nicht zu einem solchen kommt, mit dem man sich mit seinem gewählten Logistikunternehmen auseinanderzusetzen hat.

Die internationale Sendungsverfolgung

Das Paket verfolgen ist auch im rahmen internationaler Sendungsverfolgungen möglich; wenn auch nicht im gleichen effektiven Umfang wie bei Sendungen innerhalb des deutschen Post- und Paketraums.

Ein umfangreiches Tracking scheitert noch an fehlenden Vernetzungen zwischen den einzelnen Logistikunternehmen. Hier die Datenbanken zu synchronisieren scheitert nicht nur an unterschiedlichen technischen Modellen, sondern auch an Bereitschaft, Zeit und Notwendigkeit. Schließlich werden einige Postwege, z.B. in die entlegenste Region Asiens nicht so häufig genutzt wie Deutschland – Amerika.

Damit das Tracken über Nationalstaatsgrenzen hinaus auch möglich ist, erhält eine Sendung einen entsprechenden internationalen Code. Dieser besteht aus 2 Buchstaben, die das Empfängerland markieren, einer Nummer und endet mit 2 Buchstaben, die das Herkunftsland kennzeichnen. Hier nähert man sich einer universellen Regelung, die globales Sendungstracking optimiert. Private Paketdienste sind übrigens aus diesem Service ausgeschlossen, bzw. haben aufgrund ihrer eigenen regionalen begrenzten Reichweite nicht die Notwendigkeit ein solches System auszubauen.

Fazit

Einschreiben verfolgen? Paket versenden? Brief verschicken und dann tracken? Mit der Sendungsverfolgung der führenden Logistikunternehmen möglich. Der Service ist in der Regel auch kostenfrei. Es bietet Komfort und macht das Zustellen von Sendungen noch einfacher, effektiver und übersichtlicher.